MS Excel

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MS Excel: Basics, Scope, Formulas, Analysis, Layout, Worksheets

1. Introduction to Excel

  • Excel एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसे Microsoft ने बनाया है।
  • इसका उपयोग डेटा एंट्री, कैल्कुलेशन, डेटा एनालिसिस और रिपोर्टिंग में होता है।
  • मुख्य कार्य: गणना करना, चार्ट बनाना, डेटा का विश्लेषण करना और रिपोर्ट जनरेट करना।

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2. Scope of MS Excel

  • व्यवसाय: बिक्री रिपोर्ट, अकाउंटिंग, बजट प्लानिंग
  • शिक्षा: डेटा एनालिसिस, ग्राफिकल प्रजेंटेशन
  • व्यक्तिगत कार्य: खर्च प्रबंधन, टाइम टेबल बनाना
  • उदाहरण:
    • Assistant Bookkeeper: Cash Book, Ledger रिकॉर्ड बनाना।
    • Computerized Accounting: Trial Balance, Bank Reconciliation Statement तैयार करना।
    • Cyber Café: Daily income-expense record तैयार करना।
    • Studio: Client billing sheets और स्टॉक रिपोर्ट बनाना।

3. Consolidations of Calculations

  • कई वर्कशीट्स से डेटा को एकत्र कर एक शीट में लाना।
  • उदाहरण: अलग-अलग महीनों का सेल्स डेटा एक Master Sheet में जोड़ना।

4. External Data

  • Excel में बाहरी डेटा इम्पोर्ट कर सकते हैं जैसे —
    • Web data
    • CSV फाइल
    • Access database से डेटा

5. Freezing Panes and Other Applications

  • लंबे डेटा शीट्स में टॉप हेडर या साइड कॉलम को फ्रीज कर सकते हैं ताकि स्क्रॉल करते समय वे दिखते रहें।
  • View Tab में Freezing Panes का विकल्प।

 

6. Finding Out % and Ascending/Descending Orders

  • Percentage Calculation Formula: = (Part/Total) * 100
  • Data Sorting:
    • Ascending (A to Z या 0 से 9)
    • Descending (Z to A या 9 से 0)
  • उदाहरण: सेल्स डेटा को हाई से लो रैंकिंग में अरेंज करना।

7. Sums Finding and Layout Formations

  • SUM Formula: =SUM(A1:A10)
  • Layout Formatting: Borders, Shading, Font Styles, Cell Alignment, AutoFit आदि।

8. Sum Calculations and Designing

  • AutoSum Feature से एक क्लिक में जोड़।
  • Conditional Formatting से नंबर हाईलाइटिंग (जैसे -5000 से कम सेल्स को रेड दिखाना)।
  • Design Templates लगाकर प्रोफेशनल रिपोर्ट बनाना।

9. Use of Formulas in Excel

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  • Basic Formulas:
    • Addition: =A1+B1
    • Subtraction: =A1-B1
    • Multiplication: =A1*B1
    • Division: =A1/B1
  • Advanced Formulas:
    • IF Function: =IF(A1>50, "Pass", "Fail")
    • VLOOKUP: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index, [range_lookup])
    • HLOOKUP, COUNTIF, SUMIF, AVERAGEIF आदि।
  • Example for Business: Assistant Bookkeeper सेल्स रिपोर्ट में IF और SUMIF का उपयोग कर सकता है।

10. Creation of Google Worksheets

  • Google Sheets: Excel जैसा ही लेकिन ऑनलाइन वर्जन।
  • Use:
    • ऑनलाइन डेटा शेयरिंग
    • रियल-टाइम कोलैबोरेशन
    • ऑटोमैटिक सेविंग
  • Create via: Google Drive → New → Google Sheets

11. Use of Excel in Data Analysis in Detail

  • Pivot Tables: बड़े डेटा को छोटे, व्यावहारिक रिपोर्ट्स में बदलना।
  • Charts: Bar, Line, Pie Charts के द्वारा डेटा प्रेजेंटेशन।
  • Conditional Formatting: महत्वपूर्ण डेटा को तुरंत हाइलाइट करना।
  • Filtering: बड़े डेटा से जरूरी डेटा अलग निकालना।
  • Data Validation: डेटा एंट्री में ग़लती रोकना (जैसे केवल नंबर की अनुमति)।

Business Use Examples:

  • Assistant Bookkeeper: Pivot Table से एक क्लाइंट का मासिक खर्च का विश्लेषण।
  • Cyber Café: Daily login records का Chart Analysis।
  • Studio: अलग-अलग फोटोग्राफी पैकेज की बिक्री का विश्लेषण।

मनोरंजन आधारित गतिविधियाँ और केस स्टडी

  • Role Play: Assistant Bookkeeper को Excel में Sales Report बनानी है जिसमें SUM, IF और VLOOKUP का प्रयोग करना है।
  • Case Study: एक Cyber Café Owner ने Google Sheets से कैसे अपनी Daily Expense Report को रियल टाइम शेयरिंग के जरिए 20% समय बचाया।
  • Group Activity: अलग-अलग टॉपिक पर ग्रुप को डेटा एंट्री करवा कर चार्ट बनवाना।
  • Quiz/Game: Formulas पहचानो (जैसे: कौन सा फॉर्मूला ग्रेटर वैल्यू चेक करने के लिए है?)